Jak skutecznie przekazywać polecenia?

Photo credit: Defence Images / Foter / CC BY-SA

Osoby pracujące w NGO to ludzie pochodzący z różnych środowisk. Często kierują się podobnymi wartościami, ale mają inne podejście do pracy i komunikacji w zespole. Zwłaszcza ta druga, pozornie prosta sprawa, może mieć negatywny wpływ na działanie grupy.

Pracując w sektorze organizacji pozarządowych bardzo często staniemy przed potrzebą pokierowania grupy wolontariuszy. Z ludźmi, którzy pracują za darmo często jest tak, że mają oni ogromne chęci do pracy, ale niekiedy brakuje im umiejętności. Bez zaangażowania osób kierujących działaniami grupy, jej efektywność może być niska. Dlatego warto pamiętać, że za komunikację, zwłaszcza z osobami mniej doświadczonymi zawodowo, odpowiada zarówno odbiorca, jak i nadawca.

W sektorze prywatnym, w większości tradycyjnych firm, za prawidłowy odbiór komunikatu odpowiedzialny jest pracownik wysłuchujący poleceń. Wysłuchanie kończy się wykonaniem, z lepszym lub gorszym rezultatem, polecenia przełożonego. Ta sama zasada działa w NGO. Różnica polega na tym że, w przypadku wolontariuszy, przełożony nie ma zbyt wielu narzędzi, których mógłby użyć do wyegzekwowania wykonania zadania. Zamiast więc egzekwować i drżeć o wynik pracy warto zadbać, by polecenie było jasne i zrozumiałe dla odbiorcy.

Należy sobie uświadomić, że jasność komunikatu to nie jest coś oczywistego. To, co dla mnie stanowi jasny przekaz, dla kogoś innego może mieć inne znaczenie. A jeśli jest to młoda, niedoświadczona osoba, która będzie chciała zrobić na kimś wrażenie, to zamiast zapytać o szczegóły i prosić o powtórzenie, zacznie działać według własnego, niekoniecznie dobrego, pomysłu.

Narzędziem, które pozwala uniknąć tego typu nieścisłości jest zwykła, prosta parafraza, czyli powtórzenie swoimi słowami tego, co się usłyszało. Parafraza nie tylko pomaga sprawdzić, czy komunikat został zrozumiany. Osoba powtarzająca polecenie własnymi słowami, bo tym właśnie jest parafraza, lepiej zapamiętuje to, co ma wykonać.

Prośba o parafrazę nie jest niczym niestosownym i każdy, kto kieruje zespołem powinien wpajając pracownikom bądź wolontariuszom nawyk parafrazowania. Jeśli dobrze zrozumiałem, chciałeś powiedzieć abym…; Chcesz, żebym zrobił… lub Proszę, powtórz co masz wykonać… potrafią w cudowny sposób ograniczyć liczbę wprowadzanych poprawek i wymuszonych interwencji.

Parafraza nie jeden raz uratowała mnie przed popełnieniem poważnych błędów. Nie jeden raz też, z powodu braku parafrazy, popełniałem błędy, które później musiałem naprawiać sam lub w asyście kogoś bardziej doświadczonego. Te kilka słów, które stanowią interpretację usłyszanego komunikatu, są najlepszym zapewnieniem tego, że zadanie zostanie wykonane prawidłowo.

avatar

Andrzej Kozdęba

Trener, bloger, mówca. Od 6 lat związany z sektorem organizacji pozarządowych. W NGO odpowiadał za koordynację projektów, promocję i szkolenia. Obecnie właściciel firmy szkoleniowej. Wie jak i co mówić, żeby mówić skutecznie.

You may also like...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *