Nowy pracownik – i co dalej?

Photo credit: glovision / Foter / CC BY

Wolontariusz, stażysta, praktykant czy dopiero co przyjęty pracownik w organizacjach pozarządowych – są to osoby często zasilające ich szeregi bądź to z doskoku na projekt, czy też na stałe. Przed organizacją stoi duże wyzwanie – co zrobić, aby „nowi” szybko wdrożyli się w pracę, otrzymali niezbędną wiedzę do samodzielnego wykonywania zadań, nie angażując przy tym przesadnie innych pracowników, którzy mają sporo własnych obowiązków. Jakie kroki poczynić, by obyło się bez błędów już na początku, a świeżo zrekrutowani czuli się potrzebni?


Zarządzanie wiedzą

Spora część osób pracujących w trzecim sektorze podlega rotacji – jedni przychodzą, drudzy odchodzą (szczególnie w większych organizacjach). Dzieje się tak z różnych powodów. Kluczem jest zachowanie ciągłości i utrzymanie wiedzy organizacyjnej pracowników na wysokim poziomie. Stąd warto pomyśleć, jak można przygotować się do zarządzania wiedzą i odpowiedniego przekazywania jej, w tym przypadku nowym osobom.

Każdy koordynator chciałby, aby nowicjusz szybko się zadomowił i przystąpił od razu do efektywnych działań. Nawet gdy ma on już pewne doświadczenie, najgorzej oczekiwać, że będzie w pełni samodzielny od samego początku. Stażysta, praktykant, nowy pracownik mogą zadawać dziesiątki pytań – i mają do tego święte prawo. Bez względu na to, czy to ich pierwsze miejsce pracy czy nie, każda organizacja lub firma jest specyficzna, ma swoje zwyczaje, procedury, kulturę i praktyki, w które trzeba ich wdrożyć, nawet w stopniu minimalnym.

Witamy na pokładzie

Każda nowa osoba powinna mieć czas na zadomowienie się, poznanie współpracowników (choćby z imienia), poczuć klimat, zanim przystąpi do pracy w pełnym wymiarze. Pamiętajmy, że w pierwszych dniach wszystko jest nowe – ludzie, miejsce, zwyczaje, zadania – to duża ilość bodźców i wiele możliwości popełnienia błędów. Aby sprawnie przejść etap wejścia na pokład, organizacja może wspomagać się wieloma narzędziami przekazywania wiedzy, planując dla nowego pracownika ścieżkę, jaką powinien przejść w pierwszych dniach.

Krok po kroku

Pakiet powitalny – zwykła ulotka, broszura, folder z podstawowymi informacjami (ale tylko tymi skondensowanymi, potrzebnymi stosownie do etapu) np. o organizacji, strukturze działu, opis zadań zespołu, mapa biura, informacje o dostępach i hasłach do sprzętu, sposobach logowania się do baz danych. Dobrze sprawdzają się też informacje zamieszczone w udostępnionej pracownikowi prezentacji power point, czy innym narzędziu, w którym można w łatwy sposób wprowadzać zmiany. W ten sposób zaoszczędzamy naprawdę sporo czasu na technikalia, które mogą być samodzielnie wykonywane przez nową osobę.

Miło jest dostać też mały gadżet (np. kubek – już można postawić go na swoim biurku).

Usprawnienia

Dostęp do materiałów, bazy wniosków, wzorów pism, plików etc. można również uprościć bez konieczności korzystania z zaawansowanych systemów – wystarczy darmowy dysk w tzw. „chmurze” na serwerze zewnętrznym. Można odpowiednio zarządzać dostępami do poszczególnych plików tak, by nowa osoba miała tylko te foldery, do których jest upoważniona.

Mapa procesowa to doskonałe narzędzie w postaci grafu, które przedstawia w zrozumiały sposób nawet najbardziej skomplikowany proces, np. pozyskiwania środków czy zależności między działami. Zwykłe komórki i strzałki w excelu wystarczą, by nie musieć tłumaczyć pracownikom za każdym razem, w jakiej kolejności powinni wykonywać poszczególne czynności, co po czym następuje i kto za co odpowiada. Mapy mogą mieć wszechstronne zastosowanie w różnych zagadnieniach. Schemat kroków do przejścia można w każdej chwili edytować w programie, co zmniejsza możliwość popełnienia błędu.

Samo przygotowanie takich materiałów nieco trwa, ale ostatecznie ilość zaoszczędzonego czasu i przejrzystość pracy jest nieporównywalna.

Zaopiekuj się mną

Przygotowane materiały czy prezentacje z podstawową wiedzą nie powinny oczywiście zastąpić kontaktu z drugim człowiekiem. Jednak dzięki nim, nowy pracownik wchodzi na kolejny poziom i skorzysta z pomocy drugiej osoby, skupiając się na istotniejszych z punktu widzenia organizacji pytaniach, rozwiewając swoje wątpliwości. Co ważne – na bieżąco. Dlatego sprawdza się tu Buddy – nieco bardziej doświadczony pracownik, który dobrze orientuje się w realiach organizacji i jest opiekunem nowej osoby. Nie musi być to kierownik czy koordynator, którzy mają wiele obowiązków. Przyśpiesza on proces wdrożenia dzięki temu, że wprowadza osobę do zespołu, odpowiada na pytania nowego pracownika, wprowadza w arkana pracy, doradza i wspiera indywidualnie.

Miej swój cień

Nowicjusz może także przyglądać się bardziej doświadczonemu pracownikowi, obserwując go podczas dnia pracy, jest obecnym przy realizacji wszystkich jego zadań. Zdobywa w ten sposób wiedzę, nie będąc bezpośrednio uczestnikiem tych czynności. Jest to uczenie się przez obserwację (tzw. shadowing), ale w praktyce musi za nim następnie iść samodzielne wykonywanie zadań.

Małe obowiązki

Nowej osobie warto szybko przydzielić pewne zadanie – może być to na początek stosunkowo prosta rzecz, ale odpowiednio przedstawiona przez przełożonego doskonale zaangażuje pracownika, pozwalając mu uczestniczyć w większym projekcie i czuć się już częścią zespołu.

Zarządzanie wiedzą w organizacjach pozarządowych (szczególnie w tych z dużą rotacją ludzi) i sprawne jej przekazywanie nowym pracownikom niesie wiele korzyści obu stronom. Jeśli nie zadbamy odpowiednio o nowego pracownika już na wczesnym etapie, będzie on zdany jedynie na siebie z masą nierozwianych wątpliwości, nie poczuje klimatu pracy, nie zwiąże się z ludźmi, co łatwo spowoduje jego zniechęcenie. Powinien być jak najdalej od wrażenia, że praca odbywa się na wariackich papierach. Standaryzowanie procesów pomaga sprawnie przechodzić pomiędzy etapami i jest praktyką w wielu firmach. Organizacje pozarządowe mogą wykorzystać niektóre rozwiązania, jeśli ma im to przynieść wymierne korzyści, zachowując jednocześnie swoją specyfikę.

Są dwie skrajności na skali: jedna to biegający ludzie pytający tę samą osobę wciąż o to samo, uniemożliwiając jej pracę; druga to sterylne poukładanie. Sami decydujemy, w którą stronę i jak bardzo przesunąć guzik.

avatar

Agnieszka Szefer

trenerka organizacji pozarządowych i studentów. Od 6 lat prowadzi szkolenia w zakresie fundraisingu, negocjacji, zarządzania projektem i rozwoju osobistego młodych ludzi.

Zawodowo specjalizuje się w szkoleniach ze sposobów przekazywania wiedzy dorosłym i doradza, jak prowadzić zajęcia efektywnie, łącząc tradycyjne i nowoczesne metody nauczania.

You may also like...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *