Jedną z najprostszych rzeczy, którą powinniśmy zrobić w odpowiedzi na darowiznę dla NGO winno być podziękowanie. Sama życzliwości i naturalna wdzięczność wymaga tego od nas. Podziękowanie jest jak uśmiech… nic nie kosztuje, a zmienia bardzo wiele. Sprawdź co możesz zrobić wobec tych, którzy pomogli Twojej organizacji…
Darczyńcy, do których mamy wyłącznie adres
Co możemy zrobić wobec tych, którzy wpłacili swoje ciężko zarobione pieniądze poprzez przelew tradycyjny? W zdecydowanej większości przypadków mamy do nich adres pocztowy, więc możemy wysłać do nich podziękowanie w formie listu. Panuje tu żelazna zasada wysłania podziękowania w ciągu najbliższych 24 godzin od wpłaty. Wysłania, a więc nie dostarczenia. „Kujmy żelazo póki gorące”. Bardzo miło zrobi się na sercu Darczyńcy, który otrzyma wyrazy wdzięczności jeszcze w tym samym tygodniu, w którym wsparł nasze działania. Zdarza się, że Darczyńca uczynił to pod wpływem emocji i podziękowanie wręcz potęguje jego hojność. Tak było w przypadku Pana Rafała, któremu wysłałem podziękowania na fejsie.
Ja mam swój osobisty sposób. Staram się z tymi osobami szczerze zaprzyjaźnić. Próbuję więc odnaleźć je w internecie. Zazwyczaj, choć nie zawsze, odnajduję je w mediach społecznościowych. Najczęściej na facebooku. Tam również mam możliwość im podziękować, np. w wiadomości prywatnej. To szybszy sposób niż przez list. Zapraszam ich również do grona swoich znajomych. W rubryce „Informacje” staram się zlokalizować ich po miejscowości, jeśli występuje kilka osób o takim imieniu i nazwisku. Dobrze jest stworzyć oddzielną grupę na facebooku dla tych Darczyńców i ich dodawać. Grupa może mieć nazwę identyczną jak nasz klub Darczyńców. Grupy mają taką przewagę nad fanpage’ami, że jeśli ich członkowie nie wyłączą opcji powiadamiania, to za każdym razem otrzymują sygnał, jeśli pojawi się jakiś nowy post. To skuteczniejszy sposób dotarcia do tych, którzy już nam kiedyś pomogli.
Zdarza się, że czasami udaję się pod wskazany adres osobiście, aby podziękować takiej osobie za pomoc. Najczęściej ci Fundatorzy są zaskoczeni, ale nie spotkałem się jeszcze z negatywną reakcją. Najlepszą porą na taką wycieczkę jest czas po pracy, a więc w godzinach 17-20. Wcześniej możemy nie zastać Darczyńcy. Wizyty po godz. 20 to już naruszanie miru domowego. Często biorę ze sobą jakiś drobny upominek, aby wręczyć go osobiście. Idealnie jeśli jest wykonany przez Podopiecznych lub zadedykowany specjalnie dla Ofiarodawcy.
A co w przypadku, gdy przyjeżdżamy na miejsce, a w mieszkaniu nikogo nie ma? Ha! Jest na to sposób! Ja zazwyczaj przygotowuje sobie wcześniej list z podziękowaniem. Oczywiście spersonalizowany i z odręcznym nagłówkiem i podpisem. Wkładam go w zaadresowaną kopertę bez znaczka i jestem przygotowany na taką ewentualność. Gdy Darczyńcy nie ma w domu, ja zamieniam się wówczas w listonosza. Oszczędzam wówczas też na znaczku pocztowym. Ale jest mimo wszystko większy plus z takiej wizyty. Nawet jeśli nie zastaliśmy nikogo, to w treści listu dobrze jest opisać, że mieliśmy zamiar Darczyńcę odwiedzić, ale byliśmy przygotowani na jego nieobecność i dlatego zostawiamy podziękowanie. Pokazujemy autentyzm swojego działania.
Darczyńcy, do których mamy maila
Tu wydaje się sprawa jasna. Mamy maila, więc wysyłamy podziękowanie tą właśnie drogą. I zgoda. Pamiętajmy jednak, aby treść maila była napisana naturalnie, a nie tak, jakby wysyłał go automat. Już na tym etapie budujmy relację ze Wspieraczem. Kolejną rzeczą, o której nie można zapomnieć wobec takich osób jest personalizacja wiadomości. Niech znajdzie się tam imię, niech znajdzie się tam kwota, czy stwierdzenie, że dawno nie spotkaliśmy się z taką hojnością płynącą np. z Płocka.
Bardzo fajne wyszły podziękowania przy Misji Gabriela. Każdy Darczyńca mógł podpisać swoją cegiełkę, z której budowane było Centrum dla Młodych. Były to realne cegły, z których powstały później ściany.
Przykład personalizacji Darczyńców
Robiliśmy zdjęcia i publikowaliśmy je w internecie. Pokazywaliśmy jak wiele osób bierze udział w zbiórce i rzeczywiście buduje mury przyszłej świątyni.
Przypominam, że ideałem jeśli chodzi o czas wysłania podziękowania jest pierwsza doba od wpłaty. Dobrze jest także podczas korespondencji mailowej z naszym Donatorem poprosić go o telefon. W przyszłości będziemy mieć ułatwione zadanie jeśli chodzi o umówienie spotkania. Dobrze jest też prosić takich Darczyńców o przesłanie informacji o akcji dalej lub o polecenie jakimś znajomym, którym może wydać się bliska nasza inicjatywa.
Materiały papierowe
Na spotkania z Darczyńcami powinniśmy być przygotowani. Najlepiej w broszurę lub ulotkę opowiadającą o naszej sprawie. Materiały, którymi możemy podzielić się z rozmówcą powinny być naszpikowane zdjęciami i raczej hasłami niż treścią. Możemy mieć przygotowaną też drugą wersje – raczej szczegółową i obszerną, po lekturze której czytelnik nie będzie miał żadnych wątpliwości i pytań co do akcji.
Na ulotce powinny znaleźć się obowiązkowo takie elementy jak:
- Logo, nazwa, slogan, misja.
- Adres strony www, social media.
- Kontakt (telefon, adres, email, nr konta).
- Wypełniony przekaz pocztowy z wyjątkiem kwoty (nr konta do przelewów z Polski i zagranicy).
- Zdjęcia Podopiecznych lub oddające sens naszej działalności.
- Przeliczniki – jakie odzwierciedlenie w rzeczywistości mają dane kwoty, np. 3 wartości.
- Podziękowania dla drukarni jeśli wydruk mamy realizowany charytatywnie.
- Best story – krótka najlepsza historia mówiąca o efektach jakie przynoszą działania Darczyńców.
Ulotki można wykonać na różne sposoby: poziome, pionowe, rozkładane, jednostronne, dwustronne. Jednak ja sugeruję, abyś wybrał przede wszystkim odpowiednie zdjęcia do materiałów. Można to zrobić na zasadzie wspólnego wyboru kilkunastu lub kilkudziesięciu zdjęć. Później dokonać selekcji najlepszych. Można zasugerować się również radami zaczerpniętymi z książki Johna Caplesa „Skuteczna reklama”. W jednym z rozdziałów autor opisał wizerunki, które przykuwają oczy odbiorców. Na potęgę korzystają z tego marketingowcy. Oto one:
- panny młode
- dzieci
- zwierzęta
- sławni ludzie
- ludzie w dziwnym przebraniu
- ludzie w dziwnych sytuacjach
- opowiadające historie
- romantyczne wizerunki
- wizerunki katastrof, wypadków
- wizerunki informacyjne, np. start promu kosmicznego
- wizerunki okolicznościowe, np. święta
Nie wszystkie z nich nadają się oczywiście do zastosowaniu w przypadki Twojej działalności, ale na pewno przynajmniej 2 tak. Zastanów się, które zdjęcia bazują na tej konwencji.
Ile zostaje z Twojej opowieści?
Dobrze jest zrobić sobie krótki test praktyczny z tego jak ludzie zapamiętują to o czym im mówimy. Wybierz się któregoś pięknego dnia do Twojego wujka. Dobrze, aby pojechać do tego wujka, który nie do końca wie czym się zajmujesz. (Widzisz! Fundraising sprawia, że można odświeżyć relacje z rodziną). Zaparzcie sobie ulubioną kawę. Usiądźcie w wygodnych fotelach i pogadajcie. Dobrze, aby nie było na razie w pobliżu cioci. W pewnym momencie opowiedz wujkowi o tym czym się zajmujesz. Daj sobie na to kilka minut. A teraz zawołaj ciocię i poproś wujka, aby opowiedział jej o Twojej działalności. Patrz, słuchaj i obserwuj co się dzieje. O czym jej mówi, co zapamiętał, czy mówi o tym co najważniejsze, czym mówi zgodnie z prawdą.
Ten test pokaże Ci tak naprawdę ile zostaje z Twojej opowieści. Podobny test możesz zastosować wobec swojej koleżanki, a później niech ona opowie o tym swojemu znajomemu. Dlaczego ta obserwacja jest ważna? Dlatego, że podobne rozmowy będą odbywać się, gdy spotkasz się z Prezesem, albo z pracownikiem firmy, albo z Darczyńcą. Bardzo często od tej rozmowy zależy czy ludzie nas zapamiętają, czy będą wiedzieć co zrobić, czy podzielą się tą informacją dalej.
Podczas wielu szkoleń, które prowadziłem stosowałem ten test na uczestnikach. Mieli oni za zadanie opowiedzieć o swojej działalności. Gdy później analizowaliśmy odbyte rozmowy najczęściej padały takie wnioski:
– mów konkretnie
– opowiedz Best Story (najlepszą historię pomocy Podopiecznemu)
– jasno zakomunikuj cel
– powiedz do kiedy jest potrzebna pomoc
– poproś o wizytówkę
Najnowsze komentarze