Wolontariusz – 5 tajnych mocy

Photo credit: Kabwe Kid via Foter.com / CC BY-NC-ND

Spotykasz ich często, przemykasz obok, czasem tylko podpytując o drogę do szatni, albo o której następny punkt programu. Oni też starają się nie rzucać się w oczy, żeby ktoś przypadkiem nie zadał trudnego pytania. I zadają sobie pytanie – dlaczego się zgodziłem i co ja tutaj robię?

Znane? Jeżeli nie, to gratuluję, bywasz w dobrym towarzystwie. Sam bywałem w takiej sytuacji kilka razy. I za każdym razem czułem się mało komfortowo. Dlatego, żeby wolontariusz mógł się czuć bohaterem, powinieneś odkryć jego tajne moce.

A do tego potrzebny jest trening, który warto rozpocząć przynajmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem, w którym będą pomagać wolontariusze.

Orator

Wolontariusze reprezentują markę Twojej organizacji, dlatego musisz się upewnić, że potrafią mówić o Twojej organizacji z pasją, ale i merytorycznie. Musisz dostarczyć im podstawowych informacji o Twojej organizacji, misji i historii. Poświęć im czas i spotkaj się z nimi. Opowiedz o tym, co najważniejsze:

  • dlaczego działacie w taki sposób
  • jakie są konkretne działania i liczby
  • w jaki sposób to wydarzenie wpisuje się w Waszą misję
  • jak pieniądze zebrane w czasie wydarzenia pomogą realizować Wasze cele
  • jaka jest historia, która najbardziej Cię urzeka w działaniach Twojej organizacji

Oczywiście po spotkaniu warto podstawowe wiadomości podesłać mailem, podkreślając najważniejsze informacje. Pamiętaj, że jako organizator wydarzenia nie masz czasu i możliwości porozmawiać z każdym z gości. Wolontariusz z mocą Oratora jest Twoim reprezentantem.

Zdobywca

Człowieka, który wspiera działania Twojego zespołu, traktuj jako pełnoprawnego członka zespołu. To nie jest „zapchajdziura”, którą jak sierotkę Marysię postawi się w kącie, żeby dobrze wyglądała, uśmiechała się do ludzi, modląc się w duchu, żeby nikt nie przyszedł i nie zapytał o…

Wolontariusz wspiera misję Twojej organizacji. Oprócz konkretnych zadań, które ma przydzielone, powinien być proaktywny, czyli rozwiązywać problemy uczestników Twojego wydarzenia, zanim sami go zidentyfikują – chusteczka do rozlanego wina, skarbonka podsunięta w odpowiednim momencie, small-talk z nieco zagubionym, czy też nieśmiałym gościem. Nie zdajesz sobie sprawy, jak wiele pieniędzy zbiera dla Ciebie ogarnięty wolontariusz. Twoi goście po prostu czują się dopieszczeni, a to wzmaga hojność.

Oczywiście musi zostać rozpoznany – dlatego warto wcześniej ustalić dress-code, zależny od charakteru wydarzenia. Zupełnie inaczej zdobywca ubierze się na koncert w filharmonii, a inaczej na imprezę biegową.

Omnibus

Członek zespołu powinien znać wszystkie kwestie logistyczne, żeby bez problemów odpowiedzieć na najbardziej zwariowane pytanie zagubionego uczestnika wydarzenia. Także scenariusze awaryjne, które da się przewidzieć: awaria oświetlenia, nagłośnienia, przybycie gości bez zapowiedzi, przybycie gości z dziećmi na imprezę dla dorosłych.

Przed wydarzeniem trzeba zrobić analizę ryzyka i zaplanować rozwiązania. Jednocześnie nie bój się przekazać części odpowiedzialności na ręce Omnibusa – nie musisz być wzywany do każdego, najmniejszego problemu, a tylko do takiego, który zagraża całości wydarzenia. Zaufaj swoim ludziom. I im o tym powiedz.

Specjals

Wolontariusze oprócz ogólnej wiedzy o całym wydarzeniu, mają też przydzielone konkretne działania, w konkretnych miejscach. Przeprowadź z nimi indywidualny trening, zapoznaj z obiektem. Upewnij się, że wiedzą, co mają robić przed, w trakcie i po wydarzeniu.
Dobierz kompetencje do indywidualnych cech swojego Specjalsa – inaczej trzeba się zachować, zajmując się VIPami, a inaczej obsługując szatnię, czy nagłośnienie.

Tu wolontariuszy ciężko dostrzec, bo nie wyróżniają się strojem, ale zapewniam, że tam byłem i mieliśmy role doprecyzowane, co do minuty i metra.

Weteran

Doceń ludzi, którzy z Tobą ruszyli w bój. Podziękuj im po spotkaniu, zaproś na nieoficjalne piwo, wyślij osobisty list z podziękowaniem, wystaw przekonujące referencje. Tak jak doceniasz Darczyńców, tak doceń Wolontariuszy. Przecież to dzięki nim zdobyłeś nowe środki na swoją działalność. I nie musiałeś za to płacić. Co więcej, doceniony Weteran z dużym entuzjazmem włączy się w kolejną edycję wydarzenia.

A Ty patrz uważnie – wolontariusze z odkrytymi mocami to pierwsza grupa, do której powinieneś się zwrócić, szukając etatowych członków zespołu.

avatar

Szczepan Kasiński

Redaktor naczelny i spiritus movens portalu LepszeNGO. Jego misją jest zmiana organizacji pozarządowych na lepsze. Uczy jak pozyskiwać środki na działalność, komunikować dobre dzieła i budować historie. Sancho Pansa w Armiger, strateg, opowiadacz, fundraiser. Członek Polskiego Stowarzyszenia Fundraisingu.

You may also like...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *