Sytuacja idealna: cel, podział obowiązków, plan i sprawne działanie, dające konkretny rezultat. A co, gdy trafimy na osobę sporo obiecującą, a mało robiącą? Jak poskromić „leniwego celebrytę” w organizacji.

W trakcie 8 lat działalności w organizacji pozarządowej, spotkałam się z kilkoma przypadkami, w których osoby z zarządu, koordynatorzy projektów czy członkowie, sprawiali wrażenie niezwykle zapracowanych i obecnych wszędzie. Byli bardzo towarzyscy, otwarci, energiczni, potrafili doskonale opowiadać o własnych dokonaniach i zarażali entuzjazmem. Gdyby zapytać, czym zajmowali się w organizacji zawsze mieli rozbudowaną odpowiedź: Specjalista PR, Członek Zarządu ds. …, Dyrektor projektowy czy Koordynator Ogólnopolskiej Inicjatywy X . Podczas każdego spotkania, sprawiali wrażenie świetnie zorientowanych, rzucali znakomitymi pomysłami, deklarowali że wszystko uda się zrobić bez problemu i na czas.

W rzeczywistości, gdy przychodziło do konkretów, scenariusz był ten sam: „nie było sposobności”, „nikt nie odbierał”, „nie wiedziałem”, „to z czyjejś winy, ale oczywiście, wszystko będzie dobrze”. Tysiąc wymówek, efekt żaden.

Problem zaczynał się, gdy zaczynali to dostrzegać inni. Postawa celebryty wpływa na cały zespół. Ktoś w końcu dostrzega niedopatrzenia i myśli: „przecież trzeba to zrobić”, więc przejmuje obowiązki celebryty, dokładając sobie sporo pracy. W końcu zaczyna mu brakować czasu, narasta irytacja, pojawia się drażliwość i wypalenie. Bo dlaczego niby ma pracować za celebrytę, który tylko spije śmietankę? Może to doprowadzić do budowania frontów wewnątrz zespołu, a nawet niezrealizowania projektu.

Co w takiej sytuacji możesz zrobić, przewodząc organizacji lub mając na nią wpływ, szczególnie jeśli praca ma charakter wolontariacki:

„Celebryta – koordynator”

Rozmowa przede wszystkim. Ustal zasady współpracy, wzajemne oczekiwania i zadbaj o odpowiednią motywację. Dobry początek jest kluczowy. Uświadom osobie jej odpowiedzialność za projekt i cały zespół. Ustal z nią dokładny plan, rozpisany na małe zadania i wskaż terminy, które będziesz od niej egzekwował. Jeśli twoje obowiązki na to nie pozwalają, powołaj doświadczonego supervisora projektu, który jest w stanie pozytywnie wpłynąć na celebrytę. To naprawdę działa.W takim przypadku musisz sam aktywniej włączyć się w nadzór.

Możesz również prosić o cotygodniowe raporty, czy powołać wicekoordynatora. Trzymaj rękę na pulsie, żeby podział obowiązków między koordynatorem i jego zastępcą był przejrzysty. Upewnij się, że te dwie osoby stanowią tandem, a nie podświadomie rywalizują. Komunikacja w zespole jest kluczem. Przy ustalaniu zasad, możesz zaproponować cotygodniowe spotkania zespołu, na których każdy będzie mógł udzielić informacji zwrotnej. Zapobiegnie to narastaniu konfliktów i niewyjaśnionych spraw.

„Celebryta – członek zarządu”

Spójność zarządu jest istotna. To jeden organ, który powinien udzielać wsparcia całej organizacji i współpracować z jej innymi członkami. Jeśli jedna osoba nie wypełnia swoich obowiązków możesz ustalić listę zadań dla każdego członka z osobna, ale zadbaj o to, by cały katalog obowiązków był dostępny dla wszystkich i każdy wiedział, co powinna robić druga osoba. Ustalcie zadania wspólne oraz te należące tylko do jednego członka. W sytuacjach szczególnych będą one ustalać „zmiennika”, muszą jednak być świadome podziału ról. To działa jak spisywany na początku każdego szkolenia „kontrakt”. Niby każdy wie, że powinien wyłączyć telefon, ale jeśli ten i tak zadzwoni, możesz powołać się na wcześniejsze ustalenia, pokazać kartkę i powiedzieć: „Przecież zgodziłeś się na to”.

Słuchaj wszystkich członków organizacji – zbieraj opinie, rozmawiaj, analizuj, ale rób to delikatnie. Pamiętaj, że gracie do jednej bramki, więc postaraj się to zrobić najmniej inwazyjnie. Porozmawiaj z celebrytą, przypomnij mu, do czego się zobowiązał, jakie są Wasze wartości i co leży u podstaw Waszej współpracy. Pokaż, jak reagują na jego działania inni i jakie to może mieć konsekwencje dla niego, zarządu i organizacji.

Ludzie oczekują stanowczych decyzji przewodniczącego

Przewodniczący nie powinien lekceważyć takich sytuacji. Niewypełnianie obowiązków przez osobę odpowiedzialną za ważną część organizacji, może przerodzić się w jawny konflikt z pozostałymi członkami. Jeśli inni zauważają problem i informują o nim przewodniczącego, nie mogą w odpowiedzi usłyszeć: „wiecie, przecież on już taki jest”. W grę wchodzi fiasko projektu i wypalenie członków.

Rady dla osoby decyzyjnej:

  • rozmawiaj i monitoruj, proponuj spotkania, zachęcaj, by zespół ustalał zasady i rozwiązywał konflikty na bieżąco, zapewnij mu wsparcie supervisora,
  •  staraj się odpowiednio dobierać osoby do ich funkcji – taka osoba może np. być świetnym rzecznikiem projektu.
  • pamiętaj, że jeśli osoba nagminnie zawodzi, rujnując zespół, masz prawo ją odwołać,

Czasem warto jednak dać komuś szansę. Przy odpowiednim podejściu i ustalonych zasadach współpracy, celebryta może Cię zaskoczyć i udowodnić, że tym razem stanie na wysokości zadania. To będzie również Twój sukces.