Osobami, które powinny wiedzieć najwięcej o działaniach organizacji są jej członkowie. Niby oczywiste, ale tak często pomijane.

Im większa organizacja, tym więcej projektów realizuje równolegle. W działania te zaangażowani są różni ludzie, czasami znający się jedynie z widzenia lub nawet… wcale. Każdy zespół pracuje nad swoim wydarzeniem, koordynatorzy komunikują się z zarządem i członkami zespołu. Zarząd wie, co w projekcie się dzieje, jakie osiągnięto sukcesy, co wymaga większego zaangażowania. I zwykle zostawia te rzeczy dla siebie.

Tymczasem informacja, że zespół X pozyskał określoną kwotę od dużego sponsora rozchodzi się pocztą pantoflową. Wiadomo, że ktoś coś napisał, zadzwonił, porozmawiał i udało się. Dlaczego nie poinformować o tym otwarcie członków całej organizacji?

Taka informacja pozytywnie wpłynie na dwa aspekty działania stowarzyszenia.

Pierwszym jest promocja wewnętrzna. Członkowie organizacji wiedzą, co dzieje się w innych projektach. Mają poczucie dostępu do wiedzy. Jedną z rzeczy, która jest niezwykle denerwująca w każdej organizacji to sytuacja, w której zarząd – z jakiegoś powodu – zatrzymuje sporą część informacji dla siebie. Tymczasem swobodny przepływ daje ludziom poczucie świadomości nad czym pracują inni. A to z kolei powoduje, że chętniej rozmawia się nie tylko o swoim wydarzeniu, ale też innych przedsięwzięciach. Promocja wewnętrzna zawsze przekłada się na promocję zewnętrzną.

Drugim jest motywacja wolontariuszy. Jedną z zasad zarządzania ludźmi jest chwal publicznie, gań w cztery oczy. Dlatego duże sukcesy powinny być promowane w strukturach organizacji. W stowarzyszeniach, w których działałem tradycją były podziękowania koordynatora projektu dla członków zespołu i podziękowania zarządu dla koordynatora.Sukcesy wewnętrzne promowane były jedynie wśród członków projektu. A krótka informacja o sukcesach osób związanych z innym projektem wprowadzałaby nutkę zdrowej rywalizacji i chęć większego zaangażowania w pracę.

Stawiając więc pytanie: kto powinien być na bieżąco informowany o projektach realizowanych przez organizację?, należy wymienić odbiorców, sponsorów i partnerów. Ale na pierwszym miejscu należy postawić członków organizacji.