Istnieje pewna uniwersalna zasada, która świetnie sprawdza się w fundraisingu, ale i w każdej innej dziedzinie życia. Niezależnie od tego, czy ktoś prowadzi firmę, czy jest prezesem fundacji, czy kieruje jakimś urzędem, czy robi jeszcze coś innego. Ta zasada sprawdza się wszędzie i dlatego stosuje ją w mojej pracy. Brzmi ona następująco:

Lepiej spotkać się osobiście niż zadzwonić. Lepiej zadzwonić niż wysłać maila lub list. Lepiej wysłać maila lub list niż nic nie zrobić.

Omówimy sobie 4 podstawowe kanały. Niedługo przedstawię więcej.

Spotkanie osobiste

W fundraisingu spotkanie osobiste jest zawsze najlepsze i najskuteczniejsze. Niestety jeśli mamy mało czasu, a istnieje duża presja czasowa na efekty finansowe, to spotkanie osobiste nie jest najlepszym rozwiązaniem. No chyba, że bardzo dobrze znamy jakąś Panią lub Pana, która/y bez większego problemu przekaże nam po takim spotkaniu 5-cio, 6-cio, a może nawet 7-mio cyfrową kwotę.

Po pierwsze na pewno na takim spotkaniu o wiele skuteczniejsza jest prośba i o wiele trudniej jest odmówić Ofiarodawcy. Takie są odwieczne prawa psychologii. Po drugie jest to świetna okazja do tego, aby wyczuć na ile możemy sobie pozwolić w opowiadaniu o akcji, czy organizacji. Na spotkaniu łatwiej zorientować się czy osoba lubi sobie pogaworzyć, czy raczej uwielbia konkret i kawę na ławę. Po trzecie na spotkaniu możemy na bieżąco odpowiadać na ewentualne wątpliwości czy niejasności w zrozumieniu o co chodzi. Kolejną korzyścią jest zwiększenie świadomości o marce organizacji i zbliżenie rozmówcy do niej. Jednak musimy pamiętać, że spotkanie wymaga od nas mimo wszystko poświęcenia sporej ilości czasu.

+ Mocne strony

  • osobista promocja organizacji
  • najskuteczniejszy sposób komunikacji
  • informowanie rozmówcy o tym czego chce wiedzieć
  • integracja uczestników spotkania
  • nowy kontakt
  • możliwość pozyskania wizytówki
  • możliwość dyskusji i otrzymania informacji zwrotnej

– Słabe strony

  • konieczność poświęcenia czasu
  • rozmówca może okazać się reprezentantem niewłaściwej grupy docelowej
  • ryzyko, że spotkanie może przebiec niepomyślnie
  • ryzyko, że rozmówca nie przyjdzie

Dobre praktyki

  • przesiąknięcie sprawą i dobre zorientowanie w temacie
  • przygotowanie agendy spotkania
  • komunikacja z naszym gościem przed spotkaniem, w trakcie i po nim
  • wybieranie osób, które są potencjalnymi Darczyńcami
  • koncentracja raczej na słuchaniu niż na mówieniu
  • ustalenie celu spotkania
  • notowanie podczas spotkania (adnotacje ze spotkania)
  • przekazanie materiałów promocyjnych

Złe praktyki

  • brak agendy spotkania
  • nudne prowadzenie rozmowy
  • brak komunikacji z gościem przed spotkaniem
  • spotkanie nie jest naturalną rozmową, ale nachalnym wymuszaniem

Jak zmierzyć wpływ?

  • atmosfera spotkania
  • przeniesienie znajomości do mediów społecznościowych
  • pozyskanie darowizny

Telefon

To najszybszy sposób dotarcia do ludzi, z którymi mamy utrudnioną możliwość spotkania osobistego. Jednak ja jestem przeciwnikiem wydzwaniania do ludzi, których nie znamy i podchodzenia do tego na zasadzie telemarketingu. O wiele bardziej wolę dzwonić w celach fundraisingowych do znajomych i do dotychczasowych Darczyńców niż próbować tego wobec obcych mi osób. Kieruje się ponadczasową zasadą: czyńcie innym to, co sami chcecie, aby wam czyniono. Sam tego nie lubię, więc nie próbuję tak robić. Prośba o darowiznę przez telefon wobec obcej osoby jest nie lada wyczynem. Zwłaszcza w Polsce, w której poziom zaufania społecznego jest wciąż bardzo niski. Bardzo często taki fundraiser jest wówczas traktowany jako potencjalny oszust.

+ Mocne strony

  • najszybszy sposób komunikacji
  • oszczędność czasu
  • możliwość nawiązania kontaktu z dużą grupą osób w stosunkowo krótkim czasie
  • możliwość szybkiej informacji zwrotnej
  • dobry sposób na podtrzymanie relacji

– Słabe strony

  • niska wiarygodność w przypadku telefonów do nieznajomych
  • ryzyko, że zapomnimy o ważnych rzeczach
  • ryzyko, że rozmówca nie odbierze lub nie ma czasu na rozmowę
  • bardziej skomplikowana droga przekazania darowizny (nie ma linku, nie zapamięta nr konta, musi otrzymać i tak maila)
  • brak osobistego kontaktu sprawia, że łatwo się odmawia

Dobre praktyki

  • przesiąknięcie sprawą i dobre zorientowanie w temacie
  • jeśli mamy taką możliwość – pozyskanie wiedzy o naszym rozmówcy
  • naturalna rozmowa
  • przygotowanie skryptu rozmowy
  • w przypadku utrudnień w kontakcie, umówienie się na kolejny termin
  • wybieranie osób, które są potencjalnymi Darczyńcami
  • propozycja spotkania osobistego
  • notowanie podczas rozmowy (adnotacje do konkretnej osoby)
  • wysłanie maila z wyjaśnieniami po rozmowie (+bezpośredni link do wsparcia)

Złe praktyki

  • brak skryptu rozmowy
  • nudne prowadzenie rozmowy
  • rozmowa prowadzona schematycznie, nachalnie (jak robot)
  • brak pozyskania wiedzy o osobie, z którą będziemy rozmawiać

Jak zmierzyć wpływ?

  • atmosfera rozmowy
  • pozyskanie darowizny

Email / Newsletter

Maile o wiele lepiej stosować wobec pojedynczych osób. Z kolei masowy newsletter jest najlepszy wobec dużych grup. Wysłanie maila jest dobrą praktyką po udanej rozmowie telefonicznej, podczas której nie wyczerpaliśmy w 100% tematu. Obowiązkowo powinniśmy go także wysłać, gdy osoba, do której zadzwoniliśmy zdecyduje się na przekazanie darowizny. Umieszczenie w mailu bezpośredniego linku do zakładki wsparcia na naszej stronie internetowej.

W przypadku newslettera powinniśmy prowadzić komunikację regularną. Ważne, aby odpowiadać na przysłane maile po takiej wysyłce. Pokażmy ludziom, że nie wysyła do nich wiadomości automat, ale że po drugiej stronie jest człowiek. Pamiętajmy! Ludzie o wiele łatwiej nawiązują relację z ludźmi, a nie z mądrymi hasłami. Newsletter może dotyczyć najnowszych wydarzeń, może mieć charakter fundraisingowy, może przekazywać jakiś upominek w postaci realnej korzyści, np. zaproszenie na imprezę zamkniętą. To jeden z najlepszych sposobów na to, aby w krótkim czasie dotrzeć do ogromnej bazy ludzi. Bardzo często zasięg jest o wiele większy niż w przypadku kampanii telemarketingowej. Warto pamiętać jeszcze o Post Scriptum. Z jednego prostego powodu. Wiele osób czyta wyłącznie to co znajduje się na początku i na końcu. Dlatego tak ważne jest zawarcie esencji przekazu w P.S.-e.

+ Mocne strony

  • szybki i łatwy sposób komunikacji
  • możliwość dotarcia do dużej grupy ludzi w krótkim czasie
  • możliwość nawiązania kontaktu z dużą grupą osób w stosunkowo krótkim czasie
  • możliwość szybkiej informacji zwrotnej
  • tworzy i buduje relacje z Subskrybentami
  • dobry sposób na informowanie o sprawach bieżących i potrzebach
  • niski koszt dotarcia do dużej grupy
  • dobry sposób na zwiększenie ruchu na stronę www
  • pozwala dotrzeć do ludzi, którzy już wyrazili zainteresowanie naszą działalnością

– Słabe strony

  • osoba musi podać do siebie maila, część ludzi nie lubi podawać swoich danych
  • ryzyko, że nasz newsletter wpadnie do spamu
  • wiadomość może zginąć w ferworze innych maili
  • łatwo zrazić do siebie Subskrybentów, jeśli wysyłamy mało wartościowe treści
  • trudno znaleźć równowagę w częstotliwości wysyłanych maili

Dobre praktyki

  • regularne wysyłki, jednak nie częściej niż 1 raz w tygodniu
  • interesujące i istotne treści
  • dodawanie multimediów, audio, video, obrazów itp.
  • dzielenie się wiedzą i informacjami
  • personalizacja treści
  • tworzenie przyciągających nagłówków maila
  • jasny cel wysyłki
  • precyzyjne Call To Action
  • ludzka stopka

Złe praktyki

  • zbyt rzadkie wysyłki
  • skupienie sie wyłącznie na proszeniu
  • zbyt dużo informacji
  • treść prospamowa
  • nieaktualne informacji
  • brak Post Scriptum
  • wysyłanie newslettera o nieodpowiedniej

Jak zmierzyć wpływ?

  • liczba wysyłanych newsletterów
  • pozyskane darowizny
  • liczba otwarć
  • liczba kliknięć
  • wzrost subskrypcji

List – direct mailing

Jestem gorącym zwolennikiem tego narzędzia. Listy mają taką przewagę nad mailami, że o wiele więcej osób je otwiera (email średnio ok. 30%, list ok. 90%). Mają też o wiele bardziej ludzki charakter niż ekranowe maile. Plusem jest też to, że zawsze możemy dorzucić do koperty jakąś ulotkę, przekaz lub mały upominek. Direct mailing jest najlepszy sposobem na dotarcie do Darczyńcy, do którego nie mamy ani telefonu, ani maila. Adres pozwala nam też klasyfikować Wspieraczy wg kryterium lokalizacji. Te dane mogą być bardzo pomocne przy tworzeniu kampanii w przyszłości.

+ Mocne strony

  • wysoki wskaźnik otwieralności przesyłki
  • wysyłka pocztą tradycyjną jest odbierana bardziej indywidualnie
  • możliwość wysłania dodatkowych materiałów, np. ulotka
  • tworzy i buduje relacje z Darczyńcami, np. kartka świąteczna

– Słabe strony

  • wysokie koszty
  • w przypadku samodzielnej realizacji – czasochłonne

Dobre praktyki

  • stworzenie planu komunikacji
  • wysyłanie podziękowań listowych
  • wysyłanie listów co 2 miesiące w ramach ustalonego cyklu
  • odręczny nagłówek i podpis
  • w stopce, zdjęcie email i telefon
  • treść wg zasad fundraisingu w direct mailingu
  • jasne wezwanie do działania
  • załącznik
  • wysyłanie kartek świątecznych
  • Post Scriptum będące esencją treści

Złe praktyki

  • zbyt częste wysyłki
  • skupienie sie wyłącznie na proszeniu
  • zbyt dużo stron listu
  • za mała czcionka
  • nudna treść
  • literówki i błędy w tekście
  • brak Post Scriptum
  • brak odręcznego nagłówka i podpisu
  • brak informacji jak można pomóc

Jak zmierzyć wpływ?

  • liczba wysyłanych listów
  • pozyskane darowizny

Tekst ukazał się pierwotnie na stronie autora: http://www.michalosiej.pl/