Jest taki wyjątkowy dzień w ciągu roku, kiedy nie ma już na drzewach liści, kiedy pogoda nie sprzyja długim spacerom, a dzień trwa krócej niż noc. Nie jest to opis Wigilii Bożego Narodzenia, ale nocy, podczas której Polacy świętują odzyskanie niepodległości. Właśnie dzień przed, czyli 10 listopada co roku Gnyszka Fundraising Advisors współorganizuje bal charytatywny. To właśnie tego dnia lepiej jest zbierać pieniądze nocą niż w ciągu dnia. Oto kilka wskazówek jak robić to dobrze…

Narzędzie fundraisingowe jakim jest bal charytatywny może być stosowany na dwa sposoby. Albo możemy zaistnieć na wydarzeniu organizowanym przez podmiot zewnętrzny albo zorganizować go sami. Są oczywiście plusy i minusy. W pierwszym wypadku nie musimy poświęcać swojego czasu na organizację eventu. Mamy też możliwość dotarcia do nowego kręgu osób spoza naszej sieci znajomości. Zdarza się, że są trudności w uzyskaniu zgody na pojawienie się podczas wieczoru. Czasem jednak warto się zastanowić, czy nie pomóc organizatorom w zamian za umożliwienie obecności w trakcie gali dobroczynnej. Najczęściej bale organizowane są oczywiście w okolicach Nowego Roku i w trakcie karnawału. Nie można jednak przegapić również świąt ogólnopolskich, jak np. Dzień Niepodległości. Często bale inicjowane są również dla przedstawicieli konkretnych branż, jak np. prawnicy czy lekarze.

Jak zorganizować aukcję?

Prowadzenie licytacji dobrze jest powierzyć osobie, która się na tym zna lub wyznaczyć kogoś odważnego i z charyzmą. Trzeba uważać, aby nie zawyżyć sztucznie na początek ceny wywoławczej za przedmiot (nawet jeśli jego wartość jest zdecydowanie wyższa). Bywaliśmy na aukcjach, które kończyły się kompletnym fiaskiem z tego właśnie powodu. Wówczas hamujemy w ludziach element rywalizacji, bo cena brzmi odstraszająco. Trudniej jest zrezygnować komuś z przebijania, jeśli zaangażował się przynajmniej raz w licytację. Aukcje prowadzone na żywo mają taką przewagę, że w ich przypadku bardzo często występuje czynnik ambicjonalny. Dlatego często licytującymi są właśnie panowie, którzy chętnie toczą boje aukcyjne. Tym bardziej jeśli wcześniej skosztowali trunku, który dodał im animuszu i poprawił nastrój. Byliśmy świadkami niejednej sytuacji, w których potrafili przebijać samych siebie 🙂 Bywa, że przebijają się również małżonkowie. To chyba pozytywny aspekt małżeńskiego przedrzeźniania się.

Siłę aukcji wzmacniają m. in. takie rzeczy jak:

  • charyzmatyczny prowadzący
  • atrakcyjny przedmiot licytacji,
  • dobrze opowiedziana historia, która wiąże się z przedmiotem,
  • niezbyt wysoka cena wywoławcza,
  • opowiadanie o korzyściach jakie wiążą się z wejściem w posiadanie nowego eksponatu,
  • informowanie o tym dla kogo przekazywany jest dochód,
  • opowiedzenie wzruszającej (emocjonalnej) historii osób (sprawy), którym będzie udzielana pomoc,
  • emocjonujące komentowanie kolejnych przebić i licytacja pełna napięcia.

Bale charytatywne są jeszcze o tyle ciekawe, że dzięki temu ludzie albo dowiadują się o danej organizacji albo o problemie. Po gali dobroczynnej jest świetny moment na rozmowy z gośćmi na ten temat. Nie trzeba specjalnie silić się na opowiadanie o naszej sprawie, rozmowa sama klei się, a atmosfera jest zazwyczaj bardzo przyjacielska – networking w czystym wydaniu, który powinien zakończyć się wymianą wizytówek. Czasami ludzie podchodzą i sami deklarują chęć pomocy w różnej formie. A to ktoś poleci nas w jakiejś firmie, a to ktoś wstąpi do Klubu Darczyńców.

Można zastanowić się czy nie urozmaicić takiego wydarzenia o atrakcje przygotowane przez fundację. Wolontariusze mogą rozdawać obrandowane gadżety, sprzedawać dzieła twórczości Podopiecznych, organizować jakieś konkursy itp. Wszystko ma służyć temu, aby ludzie bardziej zaprzyjaźnili się z marką naszego NGO.

Jak wdrożyć bale charytatywne u siebie?

  • stworzenie bazy bali odbywających się cyklicznie,
  • monitorowanie mediów i internetu pod kątem organizowanych imprez (zwłaszcza w okresie karnawału i przed różnymi świętami),
  • nawiązanie relacji z organizatorami,
  • zorganizowanie balu z galą dobroczynną w dogodnym terminie,
  • przygotowanie atrakcyjnych przedmiotów na licytację,
  • przygotowanie dodatkowych atrakcji urozmaicających program balu,
  • zatrudnienie profesjonalnego konferansjera,
  • przygotowanie historii związanych z wybranymi przedmiotami i ustalenie cen wywoławczych,
  • przygotowanie wizytówek,
  • zrelacjonowanie obecności podczas balu na stronie www, w newsletterze itd.
  • podtrzymywanie relacji z organizatorami.

Owocnego balowania!